20 règles d’or pour une signature de bail ou un ajustement de loyer réussi

Avez-vous envoyé votre avis d’augmentation de loyer pour 2011? 

Chaque jour, les conseillers aux membres de la CORPIQ identifient des erreurs que les propriétaires de logements ont faites dès la signature du bail ou lors d’avis d’augmentation ou de modification du bail, et qui peuvent engendrer leur lot de problèmes. Voici 20 règles d’or pour réussir vos signatures de bail ou vos ajustements et renouvellements. 

NOUVEAU BAIL 

1. SIGNER un bail avec un locataire après avoir effectué, au préalable, une enquête de pré-location et autres vérifications d’usage et après avoir validé, avec preuve photo, son identité. 

2. REMETTRE les clés au nouveau locataire seulement après avoir demandé et reçu, à la signature du bail, le versement du premier mois de loyer payable sur-le-champ (si le logement est vacant au moment de la signature). Dans le cas d’un bail signé avant son entrée en vigueur, les clés seront remises uniquement lors de la prise de possession du logement et en même temps que la signature d’un constat des lieux avec le locataire. Dans tous les cas, une copie du bail doit être remise au locataire dans les 10 jours de sa signature. 

3. S’il y a un endosseur, S’ASSURER qu’il a bien signé le bail en qualité de caution. Effectuer une enquête de crédit à son sujet. En signant la lettre d’endossement de bail de la CORPIQ, il devient aussi responsable de tout renouvellement à venir avec ce locataire. Mieux encore, utiliser l’Annexe au bail de la CORPIQ pour assurer le maintien de la caution lors de tout renouvellement. 

4. EXIGER que les colocataires, s’il y a lieu, soient solidairement responsables des obligations du bail et de ses renouvellements. L’Annexe au bail de la CORPIQ comporte une section à cet effet. 

5. JOINDRE, à la signature du bail, un règlement de l’immeuble qui dicte les règles à suivre par les locataires pour la durée de la location, de même qu’une annexe au bail. 

6. INSCRIRE, dans la section E du bail (Autres services et conditions), qu’une annexe au bail et un règlement de l’immeuble font partie intégrante du bail et qu’ils forment un tout indivisible. Certaines clauses faisant l’objet d’ententes spécifiques devraient être inscrites en annexe plutôt qu’au bail, comme le stationnement par exemple, inclus ou non dans le loyer. On doit de préférence accorder une valeur monétaire à ces items. 

7. REMPLIR correctement toutes les sections du bail (ex.: définir les charges à la section E, spécifier la condition d’accès au terrain, préciser l’utilisation à des fins résidentielles seulement à la section B, etc.). 

8. COCHER la section D précisant que le loyer est payable le 1er jour de chaque mois et vérifier le total en inscrivant le calcul annuel du loyer. 

9. SPÉCIFIER clairement le lieu du paiement du loyer (par exemple, à l’adresse du propriétaire, même si le locataire a fourni des chèques postdatés). 

10. S’il y a des travaux à faire en cours de bail, INSCRIRE clairement une date de réalisation prudente et s’entendre par écrit sur la nature des rénovations ou les délais d’exécution. Si vous deviez engager un entrepreneur pour ce faire, ÉVITER de vous commettre à ce sujet à moins d’entente écrite avec lui. 

RENOUVELLEMENT OU MODIFICATION 

11. Autant que possible, ATTENDRE de connaître les taux d’ajustement de loyer publiés par la Régie du logement (fin janvier) et l’envoi du compte de taxes foncières de la ville avant de faire parvenir un avis d’augmentation ou de modification de bail. 

12. PROPOSER UNE AUGMENTATION ANNUELLE, si minime soit-elle, de manière à au moins conserver la valeur de l’immeuble. Une année de grâce ne peut pas être rattrapée l’année suivante. Si vous avisez qu’il n’y aura aucune modification, le locataire n’est pas obligé de répondre dans le mois de réception s’il ne veut pas renouveler…mais il doit le faire avant la fin du délai s’il quitte. 

13. BIEN FAIRE vos calculs pour connaître le maximum que la Régie vous accorderait en fixation. Vous devriez demander davantage, surtout si le loyer du logement est en-dessous du marché…Utilisez pour ce faire la grille de calcul de la CORPIQ sur son site web. 

14. Si une augmentation n’est pas envisagée, PROPOSER AU MOINS une légère modification au bail. Cela oblige le locataire à répondre et vous permet ainsi de connaître ses intentions rapidement (contestation, déménagement, etc.). Rappelez-vous : c’est le seul moment de l’année où il est possible de modifier le bail. 

15. VEILLER À SIGNIFIER L’AVIS de reconduction dans les bons délais (ex : 31 mars pour un bail 12 mois se terminant le 30 juin). S’assurer de la livraison de l’avis par l’un des trois moyens connus, soit de main à main avec preuve de réception (avec témoin), par la poste avec preuve d’envoi et de réception (signature du locataire) ou par huissier. 

16. NE PAS ATTENDRE à la dernière minute…si le courrier recommandé n’est pas réclamé et si vous êtes rendu hors délais, vous n’aurez pas le choix d’avoir recours à un huissier. 

17. TOUJOURS EXIGER une réponse écrite du locataire pour éviter toute confusion et disposer de preuves au besoin si une demande de fixation de loyer est inscrite, par exemple. 

18. SE RAPPELER que c’est au propriétaire de demander la fixation du loyer devant la Régie du logement dans un délai de 30 jours du refus du locataire. Plusieurs propriétaires croient que c’est au locataire de le faire, puisque c’est ce dernier qui la refuse. À noter qu’une nouvelle proposition entre les parties ne prolonge aucunement le délai d’un mois pour demander une fixation. 

19. S’il y a entente hors cour entre le propriétaire et le locataire après réception d’un avis de refus de ce dernier, S’ASSURER de la mettre par écrit et de la transmettre au locataire par courrier recommandé, dans les 30 jours suivant la réception du refus du locataire. Pour vous aider, utiliser le document « Négociation pour l’augmentation de loyer » sur le site de la CORPIQ, section membre. 

20. Si vous avez permis au locataire qui conteste l’avis d’augmentation de voir vos chiffres (calcul de l’augmentation selon le formulaire) et qu’ils étaient justifiés selon les taux de la Régie, PENSER À DEMANDER de vous faire rembourser vos frais juridiques. 


CALENDRIER DE LA PÉRIODE D’ENVOI DES AVIS 

Vous avez jusqu’au 31 mars pour FAIRE PARVENIR un avis de modification de bail à vos locataires pour un bail de douze mois se terminant le 30 juin. 

Pour les baux à durée indéterminée ou inférieure à douze mois, le délai est alors d’un à deux mois avant la fin du bail. 

- Dès la réception de l’avis, le locataire a ensuite un mois pour vous donner sa réponse. Toutefois, s’il accepte l’augmentation de loyer, il n’a pas besoin de vous répondre. S’il la refuse et désire rester dans le logement, vous avez alors un mois à la suite de la réception de sa réponse pour négocier avec lui ou déposer une demande de fixation de loyer à la Régie du logement. 

-  Il est important, dans le cas où plus d’un locataire habite l’un de vos logements, que chaque personne inscrite au bail reçoive une copie de l’avis d’augmentation adressé à chacun d’eux. En effet, si un des signataires n’est pas avisé, la modification de bail pourrait ne pas être valide et le bail serait alors renouvelé aux mêmes conditions. 

- N’oubliez pas : il est nécessaire de signifier tout avis de reconduction de bail par courrier recommandé ou en main propre. Si vous deviez exercer un recours devant la Régie du logement, des preuves et témoignages vous seront nécessaires.